Mudanças na emissão de notas fiscais em 2018: fique por dentro da NF-e 4.0

Já está por dentro da NF-e 4.0? Durante o ano de 2018, haverá mudanças na emissão de notas fiscais. Em agosto, o novo padrão para a validação das notas estará em funcionamento. Se você vende produtos (bens e mercadorias), deve ficar ligado nas alterações do documento. A gente ajuda você a entender o novo layout da nota.

Entenda o que é NF-e 4.0 e o fim da NF-e 3.10

NF-e 4.0 é a "cara" nova da nota fiscal eletrônica de mercadorias. Ela se aplica a compras e vendas de produto, com regras específicas e diferentes do padrão usado anteriormente (NF-e 3.10). O arquivo XML da nota agora passa a ter uma nova organização e o sistema emissor precisa estar preparado para isso.

Depois de três anos, a “cara” da NF-e (nota fiscal eletrônica) está de mudança. Nota Técnica 2016.002 ,divulgada em novembro de 2016 pela Encat (Coordenação Técnica do Encontro Nacional de Coordenadores e Administradores Tributários Estaduais) estabelece um novo layout da NF-e 4.0 para o documento fiscal, emitido em operações envolvendo produtos.

Quando a NF-e 4.0 passa a valer?

A NF-e 4.0 já funciona desde 2017, mas ela será obrigatória a partir de 2 de agosto de 2018. Essa é a data definitiva: depois disso, notas no padrão 3.10 não serão mais validadas pelos órgãos do governo (Sefaz).

Só lembrando, a nota fiscal eletrônica só existe digitalmente: é um arquivo eletrônico no formato XML, que carrega as informações de uma operação de compra ou venda organizadas de forma estruturada. Essa estrutura, no arquivo XML, recebe o nome de "layout" (ou leiaute, em uma versão aportuguesada do termo, usada com frequência pela Receita Federal).

A nova versão do documento fiscal é fruto da mais significativa mudança promovida na NF-e nos últimos anos e obedece a uma política do Encat de só mexer no leiaute da nota quando há necessidades de alterações acumuladas.

A razão para isso é bastante fácil de compreender, pois cada modificação acaba exigindo ajustes tanto nos sistemas emissores quanto nas secretarias estaduais da Fazenda e nas próprias empresas que diariamente utilizam o documento em operações de compra e venda de mercadorias.

NF-e 4.0: Sequência de prazos para as mudanças

Desde 2014, a versão em uso é a 3.10, mas o novo leiaute da NF-e 4.0 já tem cronograma para entrar em vigor. A partir de 1º de junho, será iniciado o ambiente de homologação. Dois meses depois, será a vez do ambiente de produção com a nova versão. Mas a desativação completa, inicialmente prevista para ocorrer ainda em 2017, vai ficar para agosto de 2018.

Na prática (segundo a versão 1.60 da NT2016.002):

• Ambiente de Homologação para testes por sistemas e por emissores: 20/11/2017
  (prazo mantido)
  Início dos testes dos programas emissores de nota. As notas na versão 3.10 ainda serão válidas.
• Ambiente de Produção para emitir notas no novo layout: 02/07/2018
  (prazo alterado em 18/6/2018)
  Início do funcionamento na prática da emissão e validação das notas. Tanto as notas na versão 3.10 quanto 4.0 serão aceitas.
• Desativação da versão 3.10 do layout anterior da nota:  02/08/2018
  (prazo alterado em 18/6/2018)
  Prazo máximo para a migração para NF-e 4.0. A partir daqui, a versão 3.10 não será mais aceita pelo governo.

Até agosto de 2018, nenhuma empresa será obrigada a adotar a NF-e 4.0, embora seja recomendado para se habituar às novidades.